Beitrag Planungshilfe

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Hier möchten wir den gastgebenden Schulen eine Handreichung für die Vorbereitung eines erfolgreichen Workshops mit den Young Americans geben.

Alle folgenden Informationen haben lediglich Empfehlungscharakter, d.h., wenn Sie die eine oder andere Voraussetzung oder Bedingung nicht erfüllen können, sprechen Sie mit uns – wir finden ganz sicher einen Weg, um zu einer guten Lösung zu kommen.

Der Company – Manager der Young Americans wird sich zusätzlich noch einige Wochen vor Workshopbeginn mit Ihnen in Verbindung setzen, um organisatorische Details mit Ihnen zu besprechen.

 

I. Räumliche Voraussetzungen

II. Zeitlicher Ablauf

III. Anmeldung

IV. Verpflegung

V. Unterbringung / Gastfamilien

VI. Finanzmodalitäten

VII. Abschlussshow

VIII. T – Shirts

IX. Öffentlichkeit

X. Ankunft / Abfahrt

XI. Sonstiges

 

I.  Räumliche Voraussetzungen:

 

Wir benötigen für die Durchführung eines erfolgreichen Workshops:

 

1. Für die Workshopzeit:

Eine Sporthalle oder Aula oder einen ähnlichen Raum, der als Plenum genutzt werden kann und zusätzlich etwa 4 leergeräumte Klassenräume oder vergleichbare Arbeitsflächen.

 

2. Für die Workshopzeit:

Einen sogenannten FUZZY ROOM (sprich: fásiru:m), also Aufenthaltsraum für die Young Americans.

Es wäre schön, wenn dieser Raum verschließbar wäre, da hier auch persönliche Dinge der Young Americans aufbewahrt werden.

 

3. Für das Abschlusskonzert:

Eine große Sporthalle oder eine andere große Halle oder einen Konzertsaal.

Erfahrungswert der letzten Jahre:

Anzahl der Teilnehmer X 3,5 = Anzahl der Besucher des Abschlusskonzertes.

Ganz wunderbar wäre es, den gesamten Workshop in dieser Halle ablaufen zu lassen, da man sich so einen kompletten Auf – und Abbau sparen könnte.

Falls dies nicht möglich ist, wird die Halle für das Abschlusskonzert während des gesamten dritten Workshoptages benötigt.

Ganz wichtig: In der Halle für das Abschlusskonzert benötigen wir einen Starkstromanschluß 380 V, mindestens 32 Amp.  Noch besser wären 64 Amp!

 

Alle weiteren Einzelheiten besprechen wir mit Ihnen vor Ort.

 

Die Young Americans bringen den kompletten Bühnenaufbau – also alles, was mit Light and Sound zu tun hat, selbst mit !!!

Der Bühnenaufbau erfolgt auf der Hallenfläche quer zur Hallenrichtung – also wird die Halle auch quer zur Hallenrichtung bestuhlt -  In der Regel erfolgt dies durch ausziehbare Tribünen.

 

Eventuell werden wir zusätzliche Bestuhlung benötigen. Sorgen Sie bitte für ausreichend Sitzplätze und...... einen gut gelaunten Hausmeister!!

 

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II. Zeitlicher Ablauf

Die Young Americans kommen in der Regel am Montagvormittag bei Ihnen an, wenn der Workshop von Montag bis Mittwoch geht, bei einem Workshop von Freitag bis Sonntag treffen die jungen Gäste in der Regel schon am Donnerstagabend um 18:00 Uhr ein.
 

Der Ablaufplan ist so konzipiert, dass an Schulen, die von Montag bis Mittwoch den Workshop durchführen, lediglich an einem Unterrichtstag der Regelunterricht ausfällt. Bei Workshops von Freitag bis Sonntag wird der normale Unterrichtsbetrieb gar nicht beeinträchtigt.

Es hat sich als außerordentlich hilfreich erwiesen, den YOUNG AMERICANS am ersten Workshoptag die Gelegenheit zu bieten, sich der gesamten Schülerschaft mit einer kleinen Performance vorzustellen.

Hierdurch konnte die Teilnehmerzahl an vielen Schulen ganz erheblich gesteigert werden.

 

Der folgende Ablaufplan ist als Modell zu verstehen, das den Bedürfnissen der Schule angepasst werden kann.

Die genauen Zeiten wird der  Companymanager dann spätestens 2 Wochen vor dem Workshopbeginn mit Ihnen verbindlich festlegen, so daß Sie und die Gastfamilien entsprechend planen können.

 

1.Tag
 

Im Laufe des Vormittags

Ankunft in der Schule - Orientierung
6. Stunde Vorstellung der Young Americans für alle Schüler
(wenn gewünscht)
15:00 - 17:00 Proben

17:00 - 17:15

kleine Pause

17:15 - 19:15

Proben

 

2. Tag

8:00 – 12:00

Proben

12:00 - 13:00

Mittagessen – Gespräche

13:00 - 18:00

Proben

 

3. Tag

Im Laufe des Vormittags

Technische Vorbereitung der Abschlußshow –  nur YA

15:30 - 17:30

Generalprobe

17:30 - 19:00

Generalprobe – nur Young Americans

19:30 - 21:30

Die Show

 

Eventuell werden 1-2 kleinere Kaffeepausen eingeschoben, wenn dies pädagogisch sinnvoll erscheint.

Details und etwaige Änderungswünsche besprechen Sie bitte mit dem Company – Manager.

Die Abreise erfolgt am Folgetag, in der Regel am frühen Vormittag. 

 

III.  Anmeldung

 

Prinzipiell unterscheiden wir an dieser Stelle zwischen 2 Workshoptypen, den vollfinanzierten
Workshops, wie z.B. durch einen Sponsor/Förderer oder eine staatliche Stelle geförderten
Workshops und den offenen Workshops, die immer noch den Regelfall darstellen.

 

Falls Sie mit Ihrer Einrichtung in den Genuß eines vollfinanzierten Workshops gekommen sind, können Sie eine beliebige Anzahl von Schülern am Workshop teilnehmen lassen.

Wir empfehlen Ihnen jedoch, irgendwo bei 500 Teilnehmern abzuriegeln, damit die Individualität nicht auf der Strecke bleibt.

Auch beim Abschlusskonzert haben wir kein Limit: hier gilt tatsächlich, je mehr Zuschauer, desto besser die Stimmung.

 

Falls Sie einen offenen Workshop an Ihrer Schule durchführen, beachten Sie bitte:

 

Wir wünschen uns Teilnehmerzahlen zwischen 200 und 500. Sie brauchen uns jedoch keine Garantieteilnehmerzahl zu geben – wenn die genannte Zahl von 200 unterschritten wird, ist das unser Risiko. Wir wünschen uns natürlich große Teilnehmerzahlen, je mehr dabei sind, desto größer der Input, den wir Ihrer Schule geben können, und – große Workshops machen einfach mehr Spaß......

 

WIR FREUEN UNS ÜBER JEDEN LEHRER,  DER AM WORKSHOP TEILNIMMT  !!!

 

Halten Sie bitte die Anmeldefrist bis zum Workshopbeginn für Kurzentschlossene offen !!! Die gibt´s immer.

 

Bei geringen Teilnehmerzahlen sind wir gerne bereit, am ersten Workshoptag in der sechsten Stunde eine kleine Präsentation zu unternehmen – z.B. in der Turnhalle. Wir haben in der Vergangenheit Schulen gehabt, in denen aufgrund einer solchen Vorstellung sich
bis zu hundert junger Leute ganz kurzfristig zur Teilnahme am Workshop entschlossen haben.

 

Beim Abschlusskonzert wird dann von den Young Americans selbst der Unkostenbeitrag erhoben, hierum, um Tickets, die Ausgabe der Freikarten für Gastfamilien etc. brauchen Sie sich nicht zu kümmern.

 

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IV.  Verpflegung

 

Die Verpflegung ist ein ganz wichtiges Thema:

 

Sie werden sehen, die Young Americans arbeiten mit einem bewunderungswürdigen Einsatz und geben alles, um Ihren Schülern und der ganzen Schulgemeinschaft ein unvergessliches Erlebnis zu bereiten. Das kostet Kraft und deswegen müssen die jungen Leute auch gut essen. Ihre Kinder übrigens auch.

 

Wir möchten Ihrer Entscheidung hier nicht vorgreifen, aber unsere Erfahrung aus hunderten von Workshops möchten wir Ihnen nicht vorenthalten

Es hat in der Vergangenheit eine Vielzahl von verschiedenen Herangehensweisen gegeben, von Gutscheinpaketen bei Mc Donalds für die Young Americans, über Catering durch Großküchen, z.B. von Krankenhäusern oder Alteneinrichtungen, bis hin zur Vollverpflegung aller Teilnehmer durch die Elternschaft - und das war immer am überzeugensten!!!

 

Unglaublich hier insbesondere die Berliner Multi-Kulti-Schulen: Was wir in Neukölln aufgetischt bekamen, da hätte man ganze Kochbücher mit füllen können.

Also, aus unserer Sicht, binden Sie die Eltern im großen Stil mit ein – Sie werden sich wundern!

Denken Sie bei allen Mahlzeiten auch an eine vegetarische, am besten vegane Alternative! Vielleicht 20 % Vegetarier einkalkulieren.

Bitte halten Sie ausreichend Getränke bereit. Die Young Americans trinken übrigens, wie fast alle Amerikaner, Mineralwasser am liebsten ohne Kohlensäure!!


V.  Unterbringung / Gastfamilien

 

Die Unterbringung in Gastfamilien ist für alle Beteiligten ein spannendes Thema. Hier entstehen langjährige Freundschaften, hier findet in guten Gesprächen interkulturelle Begegnung vom Feinsten statt.

Natürlich erfordert die Auswahl von Gastfamilien eine große Sorgfalt von Ihnen. Schließlich sollen sich unsere Gäste ganz bei uns zu Hause fühlen.

Suchen Sie Gastfamilien aus, bei denen Sie davon ausgehen können, dass an ihrer Herzlichkeit und Gastfreundschaft kein Zweifel besteht. Der soziale Status spielt hier nach unserer Erfahrung eine untergeordnete Rolle, auch im Plattenbau können wunderbare Gastgeber leben.

 

Ganz wichtig: Bringen Sie die Young Americans immer paarweise unter!

 

Die Young Americans reisen ohne Schlafsack und Luftmatratze. Wenn also keine Gästebetten zur Verfügung stehen, müsste sich der Gastgeber um Schlafmatten o.ä. kümmern.

Das Frühstück wird in der Regel in der Gastfamilie eingenommen.

Ob es abends ein gemeinsames „Programm“ mit Gastfamilie und Gast geben soll, müssen die Beteiligten selbst entscheiden.

Die Gastfamilie übernimmt den Transportdienst zum und vom Workshop, bzw. stellt sicher, dass die jungen Amerikaner die Schule immer rechtzeitig erreichen und auch wieder nach Hause finden.

Sie erhalten für die Vorbereitung eine Homestayliste, die Sie bitte beim Company-Manager vor Workshopbeginn abgeben.

Hierin werden wichtige Informationen, wie Raucher/Nichtraucher, Haustiere etc abgefragt.

Alle Details bespricht der Company – Manager mit Ihnen.


VI.  Finanzmodalitäten

 

Die Young Americans haben einen Finanzmanager im Team, der mit Ihnen gemeinsam alle Finanzfragen bearbeiten wird.

 

Bitte legen Sie diesem bei Workshopbeginn die Teilnahmeliste Ihrer Schüler und eine entsprechende Finanzübersicht vor.

Die Zahlungsmodalitäten besprechen Sie bitte direkt mit dem Finanzmanager.

Bitte helfen Sie mit, dass alle Finanzfragen geklärt und alle Zahlungen erfolgt sind, wenn die Young Americans weiterreisen.

 

Fühlen Sie sich bitte frei, zum Workshopkonzert z.B. durch Brezel – und Getränkeverkauf Ihre Unkosten zumindest teilweise wieder hereinzuholen. Hier haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht.

 

Empfehlung zur Vorgehensweise:

Sammeln Sie die Teilnehmerbeiträge vor Workshopbeginn ein, bzw. richten Sie ein Unterkonto ihres Schulkontos ein und machen Sie die Anmeldung zum Workshop von der Vorlage eines entsprechenden Überweisungsträgers abhängig. Das spart Lauferei ohne Ende.

Die Kurzentschlossenen – Anmeldungen sollten sich wegen der überschaubaren Anzahl dann im Laufe des 1. Workshoptages gut „handlen“ lassen

 

Die Teilnehmergebühren staffeln sich wie folgt:

 

Workshopgebühr:

€ 49.-

Teilnehmer aus Gastfamilien:

 

 

€ 39.-

Unkostenbeitrag Workshopkonzert:

 

 

Frei für Workshopteilnehmer

 

Gastfamilien erhalten 2 Freikarten

 

Erwachsene

€ 10.-

Kinder / Jugendliche

€ 5.-

 

Diese Zahlungen erhalten die Young Americans ohne irgendwelche Abzüge!

 

 

Falls Sie mit Ihrer Einrichtung in den Genuß eines vollfinanzierten Workshops durch einen Sponsor oder Förderer gekommen sind,
brauchen Sie sich weder um Workshopgebühren, noch um Unkostenbeiträge bei der Abschlussveranstaltung zu kümmern.

Wir bitten Sie, diesen Betrag umgehend ohne zeitliche Verzögerung auf folgendes Konto weiterzuleiten:

 

Musikschule Bad Karlshafen e.V.

Workshops im Brennpunkt

Kasseler Sparkasse

BLZ: 520 503 53

Kto. Nr: 118 003 520

 

 VII.  Die Abschlussshow

 

Eine gute Uhrzeit für das große Finale ist nach unserer Erfahrung 19:30 Uhr. Aber Sie können sich auch für 19:00 Uhr oder 20:00 Uhr entscheiden – bitte nicht früher oder später.

 

Die Abschlussshow ist zweigeteilt – in der ersten Hälfte des Programms zeigen die Young Americans ein mitreißendes Showprogramm, um die Schüler zu Höchstleistungen zu ermuntern und ihnen die Nervosität zu nehmen.

Nach der Pause ist das Warten dann zu Ende und alle unsere Schüler (und Lehrer?) führen das gemeinsame Showprogramm auf.

Als Gesamtaufführungsdauer sollten, incl. evtl. Reden 2 ¼ Stunden veranschlagt werden.

Bitte halten Sie evtl. Redebeiträge sehr straff.

Bitte halten sie auch für die Show ausreichend Wasser für die Young Americans bereit.

 

WIR STELLEN IHNEN ALS VERANSTALTER BIS ZU 10 FREIKARTEN FÜR IHRE VIP - GÄSTE ZUR VERFÜGUNG

 

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VIII.  Die T-Shirts

......sorgen für ein einheitliches und ansprechenden Bühnenbild, schließlich wollen wir ja keine Modenshow veranstalten......

Jeder Teilnehmer muß bei der Abschlussshow ein solches T-Shirt  tragen.

Das Shirt kann man für 10 € käuflich erwerben oder für ebenfalls 10 € für die Show ausleihen.

Bei Rückgabe des T-Shirts nach der Show wird die Leihgebühr dann ohne Abzug rückerstattet!!

 

IX.  Die Öffentlichkeitsarbeit

 

.... ist wichtig für die Young Americans und genauso wichtig für Ihre Schule.

 

Jeder, der einen Workshop und das Abschlusskonzert einmal miterlebt hat, weiß, welche riesigen Chancen eine Schule für ihre PR – Arbeit hierdurch gewinnt. Gerade weiterführende Schulen stehen unter einem zunehmenden Konkurrenzdruck bezüglich ihres Schülernachwuchses. Ihre Schule kann sich durch die Ausrichtung eines YA – Workshops entsprechend profilieren.

 

Sie können für ihre Pressearbeit alles, was Sie im Internet oder auch auf dieser Seite über uns finden, hervorragend nutzen. Geben Sie bei einer Web -Suche einfach Begriffe wie Young Americans, Workshop, Schule bei Google ein. 

 

Auf unserer amerikanischen Homepage www.youngamericans.org finden Sie einen Materialienbaukasten, den "Presskit" mit allen möglichen Vorlagen für Briefe, Infos, Handzettel, Poster etc.

 

Laden Sie das Fernsehen ein. Im letzten Herbst hatten wir alleine 6 Lifeübertragungen aus dem Workshop hinaus bei WDR und RTL.  Auch viele andere ARD – Stationen, das ZDF, digitale Kanäle wie XXP und viele Private wie VOX, PRO 7, SAT 1 haben über unsere Arbeit berichtet.

Stimmen Sie bitte alle etwaigen Fernseh - Interviews oder Pressegespräche sorgsam mit dem Company-Manager ab, damit die Workshop-Abläufe nicht behindert werden.

Falls Sie besondere Ideen bezüglich der Medienarbeit haben, wie z.B. die Durchführung einer Dokumentation, einer Fernsehproduktion o.ä., nehmen Sie bitte Kontakt zu Herrn Heib auf.

 

Hier können Sie eine Vorlage zur eigenen Gestaltung eines Posters downloaden

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X.  Ankunft / Abfahrt

 

....... sind abhängig vom jeweiligen Tourplan.

Wenn der Tag vor dem Workshopbeginn ein Reisetag ist, kommen wir in der Regel um 18:00 Uhr am Reisetag bei Ihnen an und nehmen die Verteilung auf die Gastfamilien vor.

Der Abend steht dann den jeweiligen Familien zur Gestaltung frei.

Falls wir erst am 1. Workshoptag bei Ihnen eintreffen können, werden wir so gegen 11:00 Uhr in der Schule sein und mit Aufbau, bzw. Präsentation beginnen.

Die Verteilung auf die Gastfamilien erfolgt dann am Ende des Tages um 20:00 Uhr.

 

XI.  Verschiedenes

 

Probleme, unerwartete Komplikationen, verlorene Schlüssel, verstauchte Knöchel, verlorene Uhren, ganz egal was:  alle Probleme sind in der Regel mit guter Kommunikation und gutem Willen zu lösen. Bitte sprechen Sie uns an – entweder den Company – Manager oder mich.

Und bitte lieber einmal zu oft, als einmal zu wenig.

Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß bei der Vorbereitung des Workshops, der für Sie alle eine unvergessliche Erfahrung bedeuten wird.

Michael Heib



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